Paso a paso: así es el nuevo Gmail y cómo puede activarlo

Google presentó el nuevo diseñode su administrador de correos electrónicos, Gmail, que además de cambios estéticos suma o reactiva funciones en busca de dinamizar el servicio más popular del mundo en este rubro.

Según explica la compañía en un posteo de su blog, el rediseño busca que «hagamos más sin abandonar la bandeja de entrada».

Entre los principales cambios se cuenta un renovado sistema de seguridad, opciones para facilitar su uso y notificaciones de alta prioridad.

Para acceder a esta actualización hay que clickear desde la web en Configuración (la ruedita ubicada en la esquina superior derecha de la bandeja de entrada) y seleccionar «Pruebe el nuevo Gmail». Si todavía no le aparece la opción, en pocos día estará ahí.

Si el nuevo diseño no le satisface puede regresar a la versión anterior seleccionando «Volver al clásico».

Al activar la renovada interfaz Gmail lo guiará para que elija sus preferencias, comenzando por la forma en que quiere ver la interfaz: Predeterminada, Cómoda, Compacta.

Al acceder a una de ellas (recomiendo la Predeterminada, pero pruebe todas), estos son los primeros cambios que se detectan a simple vista:

1) A la derecha aparece una delgada línea con los íconos de Calendario, Google Keep y Tareas. Esta es una incorporación muy útil que permite, por ejemplo, ver el calendario del día sin salir de la pestaña del mail. Si nunca usó Google Keep, es un buen momento para conocer este servicio de notas que va de lo sencillo a lo complejo, dependiendo de las prioridades de cada persona.

2) Tareas permite establecer objetivos con o sin fecha, sin tener que recargar el calendario de pequeñas actividades que incluso no tienen un horario fijo. Además, es posible arrastrar un mail desde la izquierda para que se convierta automáticamente en una tarea, a la que es posible retitularla y ponerle fecha límite.

3) El + permite acceder a la tienda virtual G Suite Marketplace, para elegir otros servicios que puedan resultar útiles para el usuario.

4) Si bien el cambio de diseño no es radical, en la vista externa de todos los mails ahora se destaca si hay un adjunto (o varios, se especifica el número) en algún mensaje. Este se puede abrir directamente desde la bandeja de entrada, sin necesidad de ingresar al mail que lo contiene. Es una buena idea para tener una vista rápida y decidir si vale la pena o no abrir el mensaje en cuestión. Si no le gusta esta forma de exhibir los mails se puede elegir la vista Cómoda o Compacta.

5) Al lado de cada mail ahora se ven cuatro íconos que permiten Archivar/Eliminar/Marcar como no leído/ Posponer. De estas funciones la última, que se identifica con el ícono de un reloj, es la más novedosa. Sin necesidad de ingresar al mail se puede agendar un recordatorio para que Gmail avise en otro momento (más tarde, mañana, hay varias opciones) o en una fecha específica que determina el usuario.

6) Un ícono en la parte superior (tres barritas de diferente grosor) permite cambiar la vista para elegir entre Sin división o división vertical u horizontal, para que la parte inferior o de la derecha se convierta en una zona para leer el mail que se abre. Es una forma práctica y rápida de leer y contestar mails no demasiado complejos.

7) Otras ícono de tres líneas, ubicado estas en el extremo superior izquierdo de la interfaz, permiten ocultar la barra que incluye las diferentes categorías de mails (Recibidos/Pospuestos/Enviados/Borradores, etc) y las etiquetas, en caso de que las use. Esto habilita una visión más amplia y limpia de todos los correos

8) En esa visión amplia el símbolo de + con los colores de Google es el que crea un nuevo correo.

9) Al ingresar a un mail, en la parte superior se pueden ver íconos para las siguientes tareas: Archivar/Marcar como spam/Eliminar/Marcar como no leído/Posponer/Mover a/Etiquetas. Todas las funciones ya se podían usar antes pero ahora es más sencillo acceder a ellas. En el apartado de Etiquetas se puede crear una nueva dentro del mail y Administrar todas las etiquetas desde allí.

Pero este cambio incluye otras funciones que hacen la tarea cada vez más pesada de revisar, contestar y organizar mails, un poco menos apabullante.

Uno de los objetivos del nuevo Gmail apunta a clasificar todos los correos que recibe el usuario «con el objetivo de aumentar los niveles de seguridad sobre sus cuentas», remarcó Google. Por eso es posible que comience a notar nuevas advertencias (graficadas en general como grandes carteles rojos en la caja del remitente) que alerten cuando aparezca un correo electrónico potencialmente riesgoso.

Otras de las novedades que aún no fue habilitada es el llamado modo confidencial, que permite controlar cómo se reenvía, copia, descarga o imprime un mensaje cuando es recibido. Este sistema funciona en Outlook, de Microsoft, desde 2007. El cambio, según consideran analistas, demuestra que Gmail intenta captar cada vez más al público empresarial, buena parte del cual sigue utilizando el sistema de mail de Microsoft.

Este modo permite fijar una fecha de expiración para un mail que incluya algún tema sensible, del que no se desea que permanezca registro del lado de quien lo recibe. Por supuesto que ninguno de estos sistemas evita que se haga una captura de pantalla, pero algo es algo.

Una nueva capa de seguridad se agregará en breve con la doble verificación (que ya existía para ingresar a la cuenta de Google), pero aplicada ahora a un mail en particular. De esta manera, con el llamado two-factor authentication (2FA) el usuario activa un sistema por el cual quien recibe el mail debe introducir una contraseña que recibirá vía mensaje de texto, para así poder acceder al contenido confidencial.

Solo para la versión móvil, habrá una función de notificaciones que le avisará a las personas sobre mensajes importantes.

En lo que refiere a suscripciones, newsletters u ofertas, ahora Gmail comenzará a sugerir cuándo cancelar una, de acuerdo al nivel de uso.